Yuju te ofrece una solución para facturar todas las ventas realizadas a través de los marketplaces.
A continuación, te enseñamos el proceso para que comiences a facturar:
1. Creación del certificado de sello digital.
2. Creación y gestión de plantillas.
3. Asignación de una plantilla a marketplaces.
4. Creación de una factura manual.
4.1. Creación de una factura manual para persona física/moral.
4.2. Creación de una factura manual para público en general.
4.3. Creación de una factura manual de carrito.
5. Creación de una factura automática.
6. Facturas en la tabla de ventas (vista general).
6.1.Listados y detalles de los estados de facturación.
7. Facturas en la tabla de ventas (vista facturación).
7.2. Acciones: cancelar, emitir nota de crédito, descargar, enviar.
10. Cancelación de una factura.
11. Envío de una factura por la API de Yuju.
1. Creación del certificado de sello digital.
Para comenzar a facturar tus ventas, debes primero crear un certificado de sello digital (CSD).
- Ingresa a Yuju marketplace.
- Herramientas.
- Facturación.
Selecciona el país donde generas tus facturas y crea tu CSD.
Completa los datos fiscales de tu negocio:
Nombra tu CSD.
Ingresa tu RFC.
Sube los archivos CER y KEY, y digita la clave que abrirá el archivo KEY.
Finaliza la creación del CSD dando clic en guardar.
Si no sabes como obtener tus archivos CER y KEY, te invito a dar clic aquí y descargarlos.
2. Creación y gestión de plantillas.
La plantilla de facturación es el tratamiento de la información del pedido para su transformación en una factura, esto, de acuerdo al marketplace y la solicitud del comprador. Esta plantilla la configura el usuario de Yuju según su necesidad.
Para crear una plantilla, sigue los siguientes pasos:
Selecciona el CSD que quieras aplicar a tu plantilla.
Completa los datos fiscales del emisor.
Elige la ejecución de tus facturas (de manera manual o automática) a las personas morales/físicas, y al público en general.
Ejecución de manera manual: significa que completas los campos de la factura, esto aplica para persona moral/física y el público en general. Podrás ver cómo se crea una factura manual en el punto 4.
Ejecución de manera automática: significa que el sistema hará la factura por ti; para persona física/moral debes definir:
El estado de tus ventas en el que se envía la factura.
Los minutos que espera la plataforma para lanzar o crear la factura al momento en que la orden cambia al estado seleccionado.
Si eliges facturar de manera automática para el público en general, debes definir:
El estado de tus ventas en el que se envía la factura.
Los minutos que espera la plataforma para lanzar o crear la factura al momento en que la orden cambia al estado seleccionado.
El tipo de agrupación a facturar.
El correo electrónico que recibe las facturas generadas automáticamente.
Nota: La sección de Persona física/moral son las personas que solicitan directamente su factura y el público en general, son el grupo de ventas que no tienen solicitud a facturar por parte de un comprador, por lo tanto, se agrupan las órdenes y se factura en un solo documento.
Podrás ver cómo se crea una factura automática en el punto 5.
Completa la Configuración General de tu plantilla:
Una vez terminada la configuración del público y la forma a facturar, completa los datos de la configuración general .
Catálogo del SAT: el código del SAT que aplicas en esta plantilla es por si un producto de tu catálogo no lo tiene establecido, por lo tanto, la factura de ese producto tomará el código que indiques en esta plantilla.
Para evitar sanciones, te sugerimos que en cada uno de tus productos desde la publicación completes el campo "código del producto del SAT", ya que la factura se va a generar con el código que tenga la publicación y no con el que este por defecto en esta plantilla.
Hacer esto evita que la factura sea invalida ante el SAT por no tener el código correspondiente al producto facturado.
Para agregar el código de SAT en tu producto, ingresa a:
- Yuju marketplace.
- Productos.
- Selecciona la publicación o crea una nueva.
- En la sección"otros".
- Da clic en código del producto en SAT.
- Guardar.
Si todos tus productos contienen el código de SAT en la publicación, dentro de la plantilla de facturación puedes aplicar cualquier código que manejes, ya que la factura aparecerá con el código que tenga la publicación.
Si necesitas acceder al catálogo del SAT, da clic aquí.
¡Y listo, de esta forma la plantilla de facturación queda completa y terminada!
3. Asignación de una plantilla a marketplaces.
Para asignar una plantilla a marketplaces, sigue los siguientes pasos:
Dirígete a “Gestionar plantillas”.
Selecciona la plantilla.
Da clic en “Asignar/Desasignar”.
Escoge los marketplaces y tiendas en donde asignas tu plantilla.
Guardar.
4. Creación de una factura manual.
Desde la tabla de Ventas, selecciona y genera las facturas para persona física/moral o público en general.
4.1. Creación de una factura manual para persona física/moral.
Para crear una factura sigue los siguientes pasos:
Ingresa a Yuju marketplace.
Ventas.
Selecciona la venta que vas a facturar.
Da clic en “Generar factura”.
Elige persona física/moral.
En el pop up que abre, seleccionas los datos de facturación y al finalizar, da clic en el botón Facturar y timbrar o Generar previsualización (dependiendo de tu configuración).
En el punto 8 puedes ver cómo se descarga la factura después de emitirla.
4.2. Creación de una factura manual para público en general.
Para crear una factura sigue los siguientes pasos:
Ingresa a Yuju marketplace.
Ventas.
Selecciona las ventas que vas a facturar.
Da clic en “Generar factura”.
Elige público en general.
En el pop up que abre, seleccionas los datos de facturación y al finalizar, da clic en el botón Facturar y timbrar o Generar previsualización (dependiendo de tu configuración).
En el punto 8 puedes ver cómo se descarga la factura después de emitirla.
Nota:
El proceso de generación de la factura cambia de acuerdo a la configuración general que tengas seleccionado.
En Configuración encuentras un check box donde indicas si cuando solicitas la generación de las facturas quieres previsualizarlas antes de timbrarlas.
- Si seleccionas esta opción, en los pop up de Público general y Persona física / moral, solicitas la generación de la previsualización de la factura y una vez esté lista, a tu correo enviaremos un reporte con los pedidos relacionados para esa factura.
Desde la tabla de facturación, vas a encontrar el registro de esta pre factura (la cual puedes encontrar en la tabla con el ID que llega a tu correo con el reporte) y desde la columna de Estado la revisas para enviar a Facturar y timbrar.
Este registro tendrá la fecha en la que se creó en la columna de Fecha de facturación y una vez esté generado el documento oficial de la factura, cambiará a la fecha de timbre.
- Si no seleccionas el check box en la configuración, das clic en la opción Facturar y timbrar y en Yuju se generará la factura de tu pedido para que la veas en la tabla de facturación.
Previsualización de la factura:
En la tabla de facturación abres la previsualización desde la columna de Estado.
Tienes la información de facturación y el resumen de los productos relacionados en la pre factura con los montos Sub total, IVA y Total.
Para ver el detalle de los pedidos relacionados, da clic en "Ver" y en este pop up encuentras la lista de todos tus pedidos. De igual manera, tienes la opción de descargar el reporte completo (que es el mismo que enviamos a tu correo)
Después de que verifiques toda la información, da clic en Facturar y timbrar.
El tiempo de Facturar y timbrar la factura cuando sea de manera masiva en general es un proceso rápido y se calcula que la generación de al menos 50 facturas o más, tome cerca de 5 minutos.
4.3. Creación de una factura manual de carrito.
Para facturar las ventas que recibas de carrito debes seleccionar los pedidos que correspondan al carrito.
Una vez selecciones uno de los pedidos que pertenecen al carrito se facturaran todos los productos que lo conforman.
5. Creación de una factura automática.
Te presentamos un ejemplo de cómo debes completar los campos para generar tu factura automática.
Para persona física/moral elegimos crear nuestra factura cuando:
La orden tenga el estado “Entregado”.
Se genere en 60 minutos después de aplicar el estado de la venta.
Transcurridos los 60 minutos, vamos a ver nuestra factura y la podremos descargar desde:
Yuju marketplace > Ventas > Facturación. ¡Y listo! podrás descargar y enviarla a tu comprador.
Para público en general elegimos crear nuestra factura cuando:
La orden tenga el estado “Entregado” .
Y el tiempo en el que se genere sea 60 minutos después de aplicar el estado de la venta.
La agrupación elegida, son las ventas que tenemos entregadas cada 15 días.
Transcurridos los 60 minutos, al correo facturacion@empresa.com llegará un correo por parte de Yuju con la factura generada para el público en general.
¡Y listo! De esta forma recibes la factura automática para el público en general.
6. Facturas en la tabla de ventas (vista general).
6.1. Listado y detalles de los estados de facturación.
En la sección de ventas, Yuju muestra la información de los pedidos incluyendo la columna de facturación. Ahí se muestran los diferentes estados de facturación que permiten dar un excelente seguimiento y control de la parte contable de tus ventas.
Abajo detallamos cada uno de los estados de facturación que pueda tomar un pedido.
No facturado: Al momento de ser importado a Yuju, se asigna no facturado (estado de facturación) al pedido. Sigue en este estado hasta que un evento provoque que cambie a uno de los otros estados.
En proceso: Un pedido cambia al estado en proceso cuando la tarea de una plantilla ya está programada para generar la factura del pedido.
Una vez el pedido cumpla con los parámetros configurados en la plantilla: estado y tiempo de generación de la factura después del cambio de estado, se generará la factura y el pedido pasará a facturado.
Dentro de este proceso el sistema puede presentar errores externos (proveedor de facturación) o internos (Yuju), por lo que están programados 3 intentos cada 15 minutos para la generación de la factura. Si al finalizar estos intentos no es posible crear la factura, el estado de en proceso cambiará a error y se especificará en la columna de facturación qué tipo de error es para que sea resuelto por parte del equipo de Yuju.
Pendiente: Un pedido cambia al estado pendiente cuando el comprador solicita una factura individual a través del formulario de facturación de Yuju - puede ser el comprador de un pedido de Mercado Libre o del propio ecommerce del cliente (Shopify, Magento, Prestashop, Woocommerce).
Todas las órdenes con estado pendiente le indican al vendedor las facturas que debe realizar y enviar. De igual manera, Yuju envía un correo electrónico (notificación) al vendedor informando sobre estas solicitudes con el fin de que se facturen en el menor tiempo posible.
Facturado: Un pedido cambia al estado facturado cuando tiene una factura emitida.
Nota de crédito: Un pedido cambia al estado de nota de crédito cuando se emite una nota de crédito a la factura asociada. En general, se trata de una venta ya facturada pero el vendedor genera una nota de crédito para reflejar un reembolso parcial o completo de dinero.
Cancelada: Un pedido cambia al estado de cancelado cuando se cancela la factura asociada. En general, se hace porque la factura fue emitida de forma incorrecta o porque el pedido fue cancelado.
6.2. Acciones.
Uno de los iconos de acciones permite generar una factura a persona física/moral o a público en general.
De esta forma usas la tabla de ventas para crear tus facturas de forma manual. Si quieres generar facturas de forma automática, revisa las secciones 4 y 5 de esta documentación.
6.3. Filtros.
Los filtros de los estados de facturación permiten llegar a una selección específica de pedidos. Se accede de la siguiente manera:
Ingresa a Yuju marketplace.
Ventas-nuevo.
Filtros.
Facturación.
Selecciona el estado de facturación y luego da clic en el botón de aplicar.
La tabla mostrará únicamente los pedidos que corresponden al filtro seleccionado.
7. Facturas en la tabla de ventas (vista facturación).
7.1. Tabla de facturas.
Todas las facturas emitidas, que sean de manera manual o automática, se encuentran en la tabla de facturas. Dirígete a:
Yuju marketplace.
Ventas - nuevo.
Vista de facturación.
En la siguiente tabla se encuentra la información relacionada a cada factura:
Fecha: Es la fecha en la cual se emitió la factura.
Tipo: Factura, factura externa, nota de crédito o Pre-factura.
Nombre: Público en general o el nombre de una persona física/moral.
Serie: Es el agrupador de folios que se generan por sucursal o lugar de expedición de facturas para su identificación.
Folio: Es el número consecutivo que se asigna a cada documento para control interno del vendedor en su sistema.
Total: Monto facturado de la venta.
Estado: La factura es vigente o cancelada.
Estado de envío: El envío de la factura al marketplace (Mercado Libre) o a tu propio ecommerce (bajo solicitud).
7.2. Acciones.
Esta vista ofrece una serie de acciones:
Cancelar una factura.
Crear una nota de crédito.
Enviar una factura al marketplace o a tu propio ecommerce conectado.
Descargar una factura.
7.3. Filtros.
Los filtros de la vista de facturación permiten hacer una búsqueda específica de las facturas que deseas revisar, para hacerlo sigue los siguientes pasos:
Ingresa a Yuju marketplace.
Ventas-nuevo.
Vista de facturación.
Filtros.
Cuando ingresas a la sección de filtros de facturación, Yuju te muestra la siguiente información:
Fecha de facturación: Rango de fechas en las que se facturó.
Canal de venta: Marketplace donde se generó la venta.
Cuentas fiscales: Son los archivos CSD creados por el vendedor para el timbrado de las facturas.
Plantilla de facturación: Plantillas que el vendedor haya creado.
País de facturación: País donde se generó la factura.
Tipo de factura: Hay cuatro tipos de facturas en Yuju.
Facturas: Las facturas creadas en Yuju.
Facturas externas: Facturas creadas en el sistema externo del vendedor.
Nota de crédito: Devoluciones de dinero parciales o totales en una factura emitida.
Pre-factura: Previsualización de los pedidos relacionados para generar una factura oficial.
Moneda: Tipo de cambio en el que se facturó.
Estado de la factura: La factura está vigente o cancelada.
Estado de envío: Se envió o no a la plataforma.
Selecciona los filtros que deseas y luego da clic en el botón de aplicar.
La tabla mostrará únicamente las facturas que corresponden a los filtros seleccionados.
8. Descarga de una factura.
Para descargar tu factura, sigue los siguientes pasos:
Ingresa a la sección de ventas.
Ve a la vista de facturación.
Selecciona las facturas pre o post filtro.
Da clic en “Descargar archivos de factura”, esta descarga está en formato PDF y/o XML, listo.
También tienes la opción de enviar tus facturas a Mercado Libre donde se generó la orden facturada y tu comprador la podrá descargar desde el marketplace.
9. Nota de crédito.
Es un comprobante fiscal digital que sirve para anular facturas e indicar que se ha llevado a cabo un reembolso. Cuando ello ocurre, la anulación del monto que se había cobrado puede ser total o parcial, para hacerlo sigue los siguientes pasos:
Ingresa a Yuju marketplace > Ventas > Facturación.
Selecciona la factura.
Da clic en el botón “Crear nota crédito” y listo.
10. Cancelación de una factura.
Cuando la venta es cancelada dentro del marketplace de manera definitiva y la misma ya fue facturada, puedes cancelar la factura de manera permanente, para hacerlo sigue los siguientes pasos:
- Ingresa a Yuju marketplace.
- Ventas.
- Facturación.
- Selecciona la factura.
- Da clic en el botón “Cancelar factura” y listo.
Nota: Cuando una factura supera los $5.000 y se debe cancelar, se envía una notificación al SAT, y hasta que el SAT o el usuario autorice esta cancelación, la misma se hará efectiva.
11. Envío de una factura por la API de Yuju.
Si eres un cliente que factura con su propio sistema fuera de Yuju y buscas subir la factura a Yuju, esta información es para ti.
Yuju te permite cargar una factura por su API para llevar una relación con las ventas, así como la posibilidad de enviar las facturas a los marketplaces.
Recomendamos enviar la factura una vez que se haya completado todo el proceso de subir los archivos ya que en caso que se mande con los archivos incompletos, el marketplace podría no aceptar modificaciones y/o agregar nuevos archivos.
Para conocer los costos de folios de factura, da clic aquí.
Para cualquier duda y/o aclaración, ponte en contacto con tu KAM asignado o escribiendo a soporte@yuju.io.